Entidade lança e-Funpresp que pretende levar a Fundação para outro padrão de organização e gestão documental e de processos

Para aprimorar a gestão documental, a Fundação deu início ao projeto e-Funpresp. Trata-se de um conjunto de medidas e rotinas que visam a racionalização e eficiência na organização dos documentos da Funpresp. Além dos benefícios ambientais e a redução de custos, a inciativa pretende facilitar a vida dos nossos participantes facilitando o acesso a informação de forma ágil e assertiva.

A Fundação também terá outros ganhos, como: o aumento de produtividade das equipes; a confiabilidade e a segurança na guarda de informações, inclusive na preservação de documentos históricos; a redução de custos com impressão e arquivamento, bem como a racionalização de recursos humanos, materiais e financeiros.

Está previsto ainda a substituição dos formulários em papel por digitais, o que vai dar mais comodidade aos participantes De acordo com o gerente de Planejamento e Riscos, Luís Angoti, “a iniciativa pretende levar a Funpresp a um novo patamar de gestão documental, e para que isso seja possível, devemos incorporar tecnologias e metodologias ágeis em estratégias e processos, buscando eficiência por meio de inovações e mudanças na nossa cultura de trabalho.”

As etapas do projeto

O projeto está dividido em três fases. A primeira fase concluída em abril de 2017, referiu-se ao diagnóstico documental. A segunda fase, que é a de preparação para adoção da ferramenta de gestão eletrônica, está em andamento desde 9 de abril de 2018, e irá concentrar no mapeamento dos principais processos, bem como na elaboração de manuais técnicos e de instrumentos de gestão documental. Na terceira e última fase será feita a transformação do ambiente de trabalho, automatizando processos por meio de sistema informatizado.

O projeto deverá ser concluído em novembro deste ano com a implantação da ferramenta de gestão eletrônica de documentos. Conclui o gerente: “O objetivo final é nos tornarmos digitais em todas as instâncias, em um jornada evolutiva que contempla mudanças de comportamentos, de cultura e de processos.”, conclui.